Jaarrekening opstellen: wanneer moet het en wat kost het?

Je hebt het jaar achter je gelaten, de opdrachten draaiden, het personeel werkte door en de facturen gingen de deur uit. En dan komt er een moment waarop je accountant belt: de jaarrekening moet worden opgesteld. Voor veel ondernemers is dat het signaal dat er weer een stapel papier aankomt. Maar wat gaat er eigenlijk achter die jaarrekening schuil, wanneer moet hij klaar zijn en wat betaal je er redelijkerwijs voor? Dat leggen we hier gewoon uit.

Wanneer ben je verplicht een jaarrekening op te stellen?

Als je een bv hebt, ben je wettelijk verplicht om elk jaar een jaarrekening op te stellen. Dat staat in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De jaarrekening moet binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar zijn opgesteld door het bestuur. Bij een boekjaar dat loopt van 1 januari tot 31 december, is de deadline dus 31 mei.

Daarna heeft de aandeelhoudersvergadering twee maanden om de jaarrekening vast te stellen. Als DGA ben jij in de meeste gevallen zowel bestuurder als enig aandeelhouder, dus die vergadering is in de praktijk een handtekening. Na vaststelling heb je acht werkdagen om de jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. De uiterste deponeerdatum is daarmee doorgaans 31 december van het jaar volgend op het boekjaar.

Te laat deponeren is geen kleinigheid. Bij faillissement kan een bestuurder persoonlijk aansprakelijk worden gesteld als de jaarrekening niet op tijd is gedeponeerd. Dat is een risico dat je als DGA niet wilt lopen.

Heb je een eenmanszaak of vof? Dan geldt geen wettelijke verplichting tot het opstellen van een jaarrekening in de formele zin, maar je hebt wel een administratieplicht en je hebt de cijfers nodig voor je aangifte inkomstenbelasting.

Wat komt er bij het opstellen kijken?

Een jaarrekening opstellen is meer dan een balans en een winst-en-verliesrekening printen. Je accountant werkt de volgende stappen door:

Bij een bedrijf met vijftien medewerkers, meerdere projecten en een eigen wagenpark kost dit meer tijd dan bij een eenpitter met een overzichtelijke administratie. De kwaliteit van de aangeleverde administratie heeft direct invloed op de benodigde uren.

Wat kost een jaarrekening opstellen?

Eerlijk antwoord: dat hangt af van de omvang en complexiteit van je bedrijf en van hoeveel werk de administratie vraagt. Een accountantskantoor rekent op basis van bestede uren maal een uurtarief. Er is geen vaste prijs die voor iedereen geldt, en een kantoor dat dat wel belooft, maakt een belofte die het niet altijd kan waarmaken.

Wat je wel kunt verwachten: hoe ordelijker je administratie door het jaar heen is bijgehouden, hoe minder uren er nodig zijn voor het opstellen van de jaarrekening. Wie online boekhoudprogramma’s gebruikt en facturen en bonnen netjes verwerkt, betaalt minder dan wie een schoenendoos aanlevert in april.

Bij ons werk je met een vast aanspreekpunt dat je bedrijf kent. Dat scheelt tijd bij de bespreking en voorkomt dat je elk jaar opnieuw moet uitleggen hoe jouw bedrijf in elkaar zit. Lees meer over onze accountancydiensten als je wilt weten wat we precies doen bij het samenstellen van een jaarrekening.

Meer dan een verplicht nummer

Een jaarrekening is niet alleen een wettelijke verplichting. Het is ook het moment waarop je zwart op wit ziet hoe het jaar er financieel uit heeft gezien. Wat was de winstmarge? Hoe staat de liquiditeit ervoor? Wat betekent dat voor jouw DGA-salaris of een investering die je overweegt?

Die vragen komen bij een ondernemer niet alleen in december. Ze komen als hij een nieuwe monteur wil aannemen, als hij een bestelbus wil vervangen of als zijn bank vraagt om actuele cijfers. Dat is precies waarom wij de jaarrekening niet als eindpunt zien, maar als vertrekpunt voor het gesprek door het jaar heen. Bekijk ook wat we doen op het gebied van fiscaal advies, want de jaarrekening en je aangifte vennootschapsbelasting hangen nauw samen.

Klaar voor het gesprek?

Als je merkt dat je jaarrekening elk jaar later klaar is dan je wilt, dat je vragen stelt en pas weken later antwoord krijgt, of dat je het gevoel hebt dat niemand bij je kantoor echt weet hoe jouw bedrijf werkt: dan is een kennismaking de moeite waard. Geen verkooppraatje, gewoon een kop koffie en een eerlijk gesprek over wat je nodig hebt.

Plan een gesprek in met een van onze mensen in Alblasserdam, Kapelle of Nijkerk. We nemen de tijd om je situatie te begrijpen, voordat we iets voorstellen.