Onbelaste reiskostenvergoeding naar € 0,25: wat verandert er voor jou als werkgever?

Je hebt vijftien mensen in dienst. Die rijden elke dag naar klanten, naar projectlocaties, naar de zaak. Jij betaalt ze een reiskostenvergoeding, want dat is gewoon eerlijk. Maar wat je per kilometer onbelast mag vergoeden, is al een tijdje niet meer bijgehouden. Dat verandert nu. Vanaf 1 januari 2026 mag je medewerkers € 0,25 per kilometer onbelast vergoeden, terugwerkend tot het begin van dit jaar. Twee cent meer dan voorheen. Klinkt klein, maar voor een bedrijf met rijdend personeel telt het op.

Van € 0,23 naar € 0,25: wat betekent dat concreet?

De gerichte vrijstelling voor reiskosten gaat van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer. Dat geldt voor alle zakelijke kilometers die je vergoedt aan medewerkers: woon-werkverkeer én zakelijke ritten. De verhoging werkt terug tot 1 januari 2026. Betaalde je dit jaar al € 0,23 per kilometer, dan mag je het verschil van € 0,02 per kilometer alsnog onbelast nabetalen. Dat hoeft niet, maar het mag.

Een voorbeeld: een monteur rijdt gemiddeld 200 kilometer per week. Op jaarbasis is dat ruim 10.000 kilometer. Het verschil tussen € 0,23 en € 0,25 is dan € 200 per jaar per medewerker. Bij vijf rijdende medewerkers gaat het om € 1.000 die je onbelast kunt vergoeden in plaats van via het loon. Dat scheelt jou als werkgever ook in de loonkosten.

Betaal je nu al meer dan € 0,25 per kilometer? Dan is het meerdere belast loon, tenzij je het onderbrengt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Wil je weten hoe dat voor jouw situatie uitpakt? Lees meer over salarisverwerking en loonadministratie of neem contact op met ons team.

Ook voor IB-ondernemers en vrijwilligers

De verhoging naar € 0,25 per kilometer geldt niet alleen voor werkgevers met personeel. Ook voor IB-ondernemers en resultaatgenieters gaat het aftrekbare reiskostenforfait omhoog. Rij je als ondernemer zakelijke kilometers in je privéauto, dan mag je voortaan € 0,25 per kilometer aftrekken van je winst.

Hetzelfde geldt voor een aantal specifieke situaties in de inkomstenbelasting: reiskosten bij ziekenbezoek als specifieke zorgkosten, weekenduitgaven voor gehandicapten en de giftenaftrek voor vrijwilligers die afzien van hun reiskostenvergoeding. In al die gevallen gaat het forfait mee omhoog naar € 0,25 per kilometer.

Vrijstelling eigen producten verdwijnt uit de WKR

Naast de reiskostenverhoging is er een tweede maatregel die je als werkgever raakt: de gerichte vrijstelling voor branche-eigen producten wordt afgeschaft. Sinds 2015 konden werkgevers hun medewerkers een korting geven op producten uit het eigen bedrijf, tot maximaal 20% en niet meer dan € 500 per medewerker per jaar, volledig buiten de vrije ruimte van de werkkostenregeling om. Denk aan personeelskorting op kleding, boodschappen, elektronica of verzekeringen.

Vanaf 2027 verdwijnt die aparte vrijstelling. Je kunt dan nog wel personeelskorting geven, maar die moet je ten laste brengen van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Het voordeel: je hoeft niet meer per medewerker bij te houden hoeveel korting er is gegeven. Het nadeel: de vrije ruimte raakt sneller vol, zeker als je ook andere vergoedingen en verstrekkingen via de WKR loopt.

Voor een installatiebedrijf met rijdend personeel en gereedschapsvergoedingen is de vrije ruimte al snel een aandachtspunt. Het is verstandig om nu al te bekijken hoe jouw WKR-ruimte er in 2027 uitziet. Wil je daar grip op krijgen? Onze fiscaal adviseurs denken graag met je mee.

Wat moet je nu doen?

Voor de reiskostenvergoeding zijn er twee concrete acties:

• Pas je arbeidsovereenkomsten of personeelshandboek aan als je de vergoeding wilt verhogen naar € 0,25 per kilometer.
• Bepaal of je het verschil over de eerste maanden van 2026 wilt nabetalen aan medewerkers die al € 0,23 kregen.

Voor de WKR-vrijstelling eigen producten is actie pas nodig per 2027, maar het loont om nu al te inventariseren welke vergoedingen en kortingen je geeft en hoe die zich verhouden tot je vrije ruimte. Wie dat nu regelt, staat straks niet voor verrassingen.

Heb je vragen over hoe je dit verwerkt in de salarisadministratie of wat het betekent voor jouw specifieke situatie? Neem gerust contact op met ons via onze contactpagina. We zitten in Alblasserdam, Kapelle en Nijkerk, en je hebt altijd een vast aanspreekpunt dat jouw bedrijf kent.